COLUMN / SEMINAR
契約書管理
契約書管理とは？ 3つの管理手法を比較し、企業における契約書管理業務DXを成功させる方法について解説
2025.06.25
契約書管理の基本とは？
契約書管理とは、企業や個人が交わした契約書類を安全かつ効率的に保管・検索・更新・破棄・共有するための一連の業務管理プロセスを指します。契約書は法的効力を持つ文書であり、適切に管理されない場合、大きな損害やリスクにつながることもあるため、その取り扱いには細心の注意が求められます。
いままでは、契約書といえば紙が主体でした。紙の締結した契約書を失くさないように保管庫に入れ台帳管理していましたが、昨今では契約書の電子化が進み、より保管・管理の難易度と重要性が増しています。
契約書管理業務を上手にDX化しましょう
紙で締結した契約書は、物理的に安全に保管することは比較的容易ですが、一方で締結作業の不便さや、検索性の担保、契約の更新、内容の共有が難しい側面があります。
また、電子で締結した契約書については、締結作業のハードルが下がり検索や内容の共有は紙の契約書に比べると簡単になるものの、保管場所の確保、データ紛失、漏洩についての管理が難しくなっています。
これらの課題を解決するためには、上手にDX化ツールを活用することが大事です。
ここでは、契約書管理業務のDX化を行い少ない人員で効率よく契約書を管理するために検討するべきポイントについて解説します。
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<関連記事>クラウドベースの契約管理システム： クラウドを利用した契約書管理の利点とセキュリティ対策
契約書管理の役割
企業活動の中で契約書が果たす役割は非常に重要です。取引先との合意内容、支払い条件、業務範囲、秘密保持義務など、全てが契約書に明記されており、それらを正確に把握・管理することで、企業はリスクを最小限に抑えながら安定した経営を実現できます。
契約書管理上の課題の整理
紙で保管している場合、紛失や劣化、閲覧の非効率さといったリスクが生じます。また、Excelなどで台帳管理しているケースでも、更新漏れや誤入力、属人化による引き継ぎミスが発生しやすいという課題が浮上します。さらに、電子契約の場合は、外部からの不正アクセスや情報漏洩など、セキュリティ上の問題も常に意識しなければなりません。
契約書の３つの管理手法とは？
① 紙ベースの台帳管理
かつて主流だったのが、契約書を紙で印刷し、キャビネットやバインダーにファイリングして保管する方法です。
| メリット |
・法的証拠力の確保がしやすい ・誰でも閲覧可能（環境さえ整えば） |
|---|---|
| デメリット |
・紛失・火災などのリスク ・場所を取る ・検索に時間がかかる ・閲覧・更新作業が非効率 |
② Excelによる台帳管理
デジタル化が進む中で、Excelなどのスプレッドシートを使って、契約の締結日や契約相手、契約金額などを管理する手法も広まりました。
| メリット |
・フィルタ機能や検索機能による効率化 ・管理表のカスタマイズが可能 ・コストがほぼゼロ（Excel以外の） ・属人化しやすい（担当者しか操作できない） ・セキュリティ対策が甘くなる恐れ |
|---|---|
| デメリット | ・属人化しやすい（担当者しか操作できない） |
③ クラウド型契約管理システム
近年注目されているのが、クラウド上で契約書を一元管理できるシステムです。
| メリット |
・契約書の検索・管理が高速かつ正確 ・バックアップ・アクセス権限の設定が可能 ・契約更新や期限の通知機能が充実 ・テレワークにも対応 |
|---|---|
| デメリット | ・導入コストが必要（初期費用・月額料金） |
3つの手法を徹底比較！
比較表でわかる各台帳管理法の特性
| 台帳管理手法 | 紙ベース | エクセル管理 | クラウド型 |
|---|---|---|---|
| 初期コスト | 低い | 非常に低い | 高い（初期） |
| 運用効率 | 非効率 | 普通 | 非常に高い |
| セキュリティ | 低い（物理的） | 中程度 | 高い |
| 拡張性 | なし | 低い | 高い |
| 付加機能 | なし | なし | 期限管理、更新管理 |
シーン別おすすめ台帳管理手法
- 小規模事業者：Excelまたはクラウドのフリープラン
- 中規模〜大企業：クラウド型を導入
- 法務部門がある企業：クラウド＋紙のハイブリッド
特に紙の契約書の管理で気をつけるべき点とは？
コストが低いと思われがちな紙管理ですが、実は紛失・検索性・属人化・更新ミスのリスクを防ぐには、かなりの手間とコストがかかります。
災害・盗難・紛失といったリスクに備えて、耐火キャビネットや入退室管理などの設備投資、管理ルールの明文化、教育の徹底が求められます。
結局は紙の契約書もスキャン・デジタル化し、暗号化されたUSBやクラウドでの分散管理が望ましいといえます。
理想的な契約書管理方法とは？
①デジタル化による利点
業務効率化、検索性向上、期限通知や承認フローの自動化により、ミス削減につながります。
②セキュリティ強化の重要性
アクセス権限の細分化や暗号化通信など、高水準なセキュリティ対策が可能です。
③コンプライアンスと契約書管理
契約書管理を業務プロセスに組み込むことで、不正防止や法令順守を推進できます。
契約書管理のDX化を始めるためのステップ
現状の管理方法の見直し
現状のフローを棚卸しして、課題を洗い出しましょう。
ツール選定と導入ポイント
- 操作性
- 対応ファイル形式
- セキュリティ機能
- 価格と柔軟性
- サポート体制
社内教育と運用ルールの整備
マニュアル作成や勉強会の実施で社内理解を深めましょう。
よくある質問（FAQ）
Q1. 契約書は紙で保管しないと法的効力がないのですか？
いいえ。電子契約でも電子署名があれば法的に有効です。
Q2. クラウド管理で情報漏洩は心配ないですか？
信頼性の高いサービスを選び、アクセス制御などを徹底すれば安全です。
Q3. クラウド型は高そうで手が出せません…
フリープランや低価格プランも多く、段階的導入が可能です。
Q4. Excel管理はまだ通用しますか？
一定の規模では有効ですが、将来的にはクラウド型が理想です。
Q5. 紙とデジタルの併用はありですか？
はい。業務に応じてハイブリッド管理が効果的です。
Q6. 導入時に気をつけるポイントは？
業務との相性、操作性、法的対応などを総合的に判断しましょう。
まとめ：理想的な契約書管理で業務を変える
契約書管理は企業の信頼性と効率性を支える業務です。
紙・Excel・クラウドの中でも、特にクラウド型の導入が理想です。
今こそ契約書管理の「見える化」「最適化」に取り組む好機です。
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