レビュー時間を３分の１に短縮、法務初心者をリチェックがサポート

契約書のレビュー時間の大幅な短縮に成功。AI契約書レビュークラウド「リチェック」で、業務を効率化された企業様にインタビューさせていただきました。

今回は、北海道で有名なお土産菓子「白い恋人」を製造・販売する石屋製菓株式会社の経営管理部 経営管理課の近藤亜実様と福井谷咲希様にインタビューをさせていただきました。少ない人数で複数の業務をこなす必要がある中、リチェックで効率的な働き方を実現されています。

石屋製菓様について

「白い恋人」のほかに、バウムクーヘンやロールケーキなど多彩なお菓子を製造・販売されています。「100年先も、北海道に愛される会社へ」という長期ビジョンのもと、CSR活動にも積極的に取り組まれています。従業員は計1024名（石屋商事含む、2021年4月時点）で、札幌市本社の企業様です。

2021年5月に導入いただきました。どのような理由で導入を決められましたか？

近藤様：ひとつ目の理由は業務の負荷を減らすためです。経営管理部の経営管理課は私と福井谷ともう一人、計３人の組織です。法務だけでなく、取締役会の運営やコンプライアンス教育、相談窓口の運営など複数の業務を担当しています。法務の専任担当を置くことはできず、業務のサポートになりそうなツールを探していました。

ふたつ目はスキルを補うためです。私も福井谷も法務のバックグラウンドを持ってはいません。福井谷も2年前に異動してきており、まだまだ法務は手探りの状態なので、手助けしてくれるツールがあればと考えました。

最後は会社を取り巻く環境の変化です。新型コロナウイルスの感染拡大によって、当社のビジネスも影響を受けています。お客様を待つだけの姿勢ではなく、催事や営業で積極的に販売を伸ばそうとしています。新規取引先が増えたため「契約書をレビューしてほしい」という社内からの依頼が増えました。そうした要求に応える体制づくりが求められていました。

リチェック導入前に他社サービスを比較検討されたのでしょうか？

近藤様：他に２社のサービスを検討しました。最終的にリチェックにした理由は、同じ北海道でお付き合いのある小売業者がリチェックを活用されており、オススメされたからです。

福井谷様：コストパフォーマンスが良いところも魅力ですね。他社にはもっと機能が充実したサービスがありますが、その分料金も高くなります。リチェックは機能と料金が当社の使い方に合っていると判断しました。「契約書をコピーしてレビューのボタンを押すだけ」というシンプルな操作性も気に入っています。

実際の業務では具体的にどのように活用されていますか？

福井谷様：社内のビジネスチャット（Slack）で法務の「相談チャンネル」を作り、そこでレビューの必要がある契約書と依頼事項を投稿してもらいます。そのチャンネルで受け付けたものを、私がリチェックでファーストチェックを行います。必要な条項がそろっているかなど法律的なチェックをした後、過去の取引事例などを踏まえて当社が不利にならないかといった視点で内容を確認します。大体の確認はリチェックでできています。ファーストチェックで問題なければ、依頼主にそのまま返信をしていますが、判断に迷うところがあれば上司の近藤に相談しています。

リチェックの使用前と比べて業務の負担は減りましたか？

近藤様：私はレビューにあてる負荷が減りました。リチェック導入前は福井谷が一字一句確認して、私も全部の内容を見ていました。今はリチェックによってファーストチェックがされているので一定の質が担保されています。細かく目を通す必要性が無くなり、軽いチェックで済むようになりました。法律の改正など最新の動向にも対応してくれる点もありがたいですね。

福井谷様：副次的な効果として、ペーパーレスにもつながっています。以前まで契約書は印刷したものを受領することも多かったですし、私自身もパソコンの画面上で契約書の内容を確認することが不慣れだったので紙に印刷してチェックしていました。リチェックを導入してからは、契約書はデータでもらうようにし、紙に印刷することを止めて、リチェック上で確認をしています。そうしたことで紙の使用量がずいぶん減りました。

業務スピードが格段に増していますね

福井谷様：契約書の内容にもよりますが、契約書レビュー１件あたり、所有時間が３分の１になりました。過去事例に照らした社内視点のチェックは人間の目が必要ですが、ファーストチェックをAIがしてくれるので助かっています。

私は法律の専門家ではないため、以前までは分からない用語などがあれば参考書やサイトでひとつひとつ調べていました。その作業にあてる時間と手間を減らすことができています。契約書のレビューは月に20件ほどあるので効率化のメリットは大きく、法務として確認している間は他の業務をストップしていましたが、今は経営管理課の他の業務も並行して行えるようになりました。

＜以前の作業風景＞

今はテレワークが中心と伺いましたが、働き方の面でも役立っていますか？

福井谷様：私は出社するのが週一回ほどで、ほとんど在宅で仕事をしています。リチェックでは条文の意味などの解説を読めばすぐに理解できるので、上司に問い合わせる機会が減りました。在宅だと上司がそばにいないので、すぐに質問や相談はできないのですが、リチェックがあることで大体のことは解決できるため安心してレビューに取り組むことができています。

近藤様：新型コロナ対策でテレワークが推奨されています。法律関係・契約書関係の本は、分厚くて重たく持ち運ぶのがとても大変。ですが、リチェック導入によりその必要もなくなり、テレワーク推進にも大いに役に立ちました。福井谷のリーガルチェック対応力が上がってきている実感もあります。

最後に、他社に向けてリチェック導入をオススメできるポイントがあれば教えて下さい

福井谷様：導入前に、他社のリーガルチェックシステムと比較しましたが、リチェックの操作が一番簡単でわかりやすいと思いました。機械操作が得意な方ではありませんがそんな私でも操作ができています。リチェックを導入することでリーガルチェックの標準化ができますし、リーガルチェック依頼もコンスタントに対応できています。他社のリーガルチェックシステムで、利用料金が高額なところもありましたが、リーガルチェックで必要な機能においては変わらないと思います。操作に関するサポートもある点がいいですね。法律の専門家ではない未経験者でも気軽に使えるツールだと思います。

近藤様：コストパフォーマンスが素晴らしいと思います。比較的安価な料金でこれだけの機能がつまっているのはうれしいです。法務の専門人材を雇うと高額なコストがかかりますが、ツールを駆使すれば少ない人数でも業務を回すことができます。私たちのように複数業務を兼任する者にとって「お守り」のような存在です。地方の中小企業にこそ役立つツールではないでしょうか。導入してよかったと思っています。