契約書チェックの時間を最大約半分短縮。読みやすくする工夫も

今回は、女性誌販売部数No.1の雑誌「ハルメク」(※)でおなじみの株式会社ハルメクホールディングス総務部法務課の宇野様、茂木様２名にお話を伺いました。2022年12月から「リチェック」をご活用いただいています。

株式会社ハルメクホールディングス様について

「50代からの女性がよりよく生きることを応援する」を経営理念に、定期購読雑誌「ハルメク」の発行、それに伴う通販事業の他、シニア女性のお困りごとを解決する事業を幅広く展開。雑誌「ハルメク」は全雑誌でも販売部数トップ(※)を誇っています。

(※)日本ABC協会発行社レポート(2023年7月～12月)

法務の体制と業務内容について教えてください

茂木様：グループの持ち株会社である株式会社ハルメクホールディングスの総務部法務課に所属しています。

宇野様：総務課長と法務課長を兼任しています。当社の総務部全体の人数は東京・大阪を合わせて約7名、そのうち法務課の所属は私たち2名だけです。法務課の業務で最も多いのは契約書チェックで、件数は時期にもよりますが1日あたり3件～10件くらい、月にすると30～50件くらいになります。発注書のようなものも含めるともっとありますね。それらを最終的に押印したり、電子契約で締結したりするのも法務課の業務です。

茂木様：契約書チェックは、全件ダブルチェック体制をとっています。流れとしてはまず、すべての契約書に対し私が1次チェックを行い、その後、宇野が同じくすべての契約書の2次チェックを行う形です。

宇野様：契約書チェックの次に多い業務は他部署からの法律相談です。これも結構な件数があって、スケジュールのほとんどが相談や打ち合わせで埋まってしまうこともあります。また、当社は多くの個人情報を扱うため、その管理も非常に重要な業務です。他には、コンプライアンス体制の構築のため社内向けに研修を行ったりマニュアルを作ったりもします。

私は総務課長と兼任のため、法務課の業務と並行し、株主総会など総務課の業務も行います。契約書チェックがメインではありつつ、他にも重要な業務が多数ある状態です。

「リチェック」導入以前お持ちだった課題は何ですか？

宇野様：私が入社する以前、当社の総務部に法務課はありませんでした。契約書チェックは総務課の、法務専門でない担当者が弁護士に相談しながら行っていたそうです。その後、私が入社し、唯一の法務担当になりました。それまでのやり方では抜け漏れのリスクがあったため、これからもっと社内チェックを徹底していかなければと考えていました。

ただ、私１人ですべての契約書を完璧にチェックすることは、他業務との兼ね合いや時間的制約から事実上困難です。そこで、何とかして契約書チェックの効率化を図れないか考えていました。

宇野様：また、当時は契約書チェックを１人でやっていたため、自分では気付かない抜け漏れがあるのでは、という課題もありました。人がやる以上、その日の状況やコンディションでチェックの精度もある程度左右されてしまいます。1人だとそれを指摘する人がいない。そこで、1人でもチェックの抜け漏れが起きないよう、最低限抑えるべきポイントを定型化したいとも思っていました。

「リチェック」を導入いただいた決め手は何でしたか？

宇野様：いわゆるリーガルテックサービスの存在は前々から知っていました。そこで、前述した契約書チェックの効率化および抜け漏れ防止の課題に役立てられないかと考えていました。検討した結果、「リチェック」はリーズナブルで導入しやすい、ひな型ダウンロード機能もある、契約書チェックで満足のいく回答を出してくれる、と好印象だったため導入を決めました。

「リチェック」の契約書チェックをどのようにご活用されていますか？

宇野様：契約書を自分で読む前に「リチェック」で前さばきしてもらう、という使い方をしています。導入前は契約書を最初から最後まで自分の目で精読していました。それが導入後は、「リチェック」が基本的な項目を前さばきしてくれるおかげで、自分では主に目的事項や金額などポイントを中心に注意してみる、という風に変わりました。「リチェック」が前さばきした部分については後から、その結果を指標に、当社としてどうするのが最善か、具体的な事情を考慮して判断します。

茂木様：別のパターンでいうと、例えば、派遣元と派遣基本契約書を締結する場合のように、業界上その分野については相手方の方がより専門的で、ひな型も相手方のものを使うケースがあります。そういった場合でも、相手方のひな型を「リチェック」にかけることで、当社にとって重要な項目を見落としていないか、抜け漏れがないかどうかをきちんと確認でき助かっています。なじみのない分野の契約書も安心です。

宇野様：「リチェック」のチェック結果は取引先との交渉にも役立ちますね。この条文はこうするべき、という基本的な考え方や条文の趣旨を示してくれるので。当社としての主張を考えて組み立てる際、それらを参考にしています。

契約書チェック以外に、「リチェック」のどのような機能をご活用されていますか？

宇野様：ひな型ダウンロード機能もよく使っています。導入時はひな型ダウンロード機能の利用は想定していなかったのですが、使ってみるととても良かったです。当社独自の条項を加えたりつなぎ合わせたりしながら大いに活用しています。導入前は契約書を作る際、一般に出回っているひな型集を参照していました。ですが、そういったものには必ずしも最新の情報が反映されておらず、そこに不満があったんです。

その点、「リチェック」のひな型ダウンロード機能は随時アップデートされていて、常に最新のひな型を基に契約書を作れるという信頼感があります。ひな型の種類も豊富ですね。日常の業務で必要なものは一通りそろっています。また、普段使わないような特殊な契約書が回ってきたときにも、「リチェック」のひな型ではどうなっているんだろう、と参考にできそうです。

宇野様：他によく使うのは文書比較機能です。同じ契約書を1回目にチェックしたときと2回目にチェックしたときとで何が違うのか、それを瞬時に比較できるのは、業務効率化という点で大きいと思います。

「リチェック」導入後、特に効果を感じていらっしゃるのはどのようなところですか？

宇野様：契約書チェックの時間短縮が期待していた以上に叶いました。導入前は長いときで1日4時間を契約書チェックに費やしていたのですが、導入後は3時間から2時間程度でできるようになったんです。

実は、リーガルテックサービスによる契約書チェックの時間短縮について、導入前は若干懐疑的でした。結局、人間が改めて精読しなければいけないんだろう、それでは時間短縮にならないのでは、と。ですが、使ってみると「リチェック」の契約書チェック精度は思った以上に高く、出された回答を信頼してチェックを進めることができます。そのため、導入前の懐疑的なイメージは払拭されました。

宇野様：基本的なチェックにかかる時間を短縮できた分、別のところに気を配ることが可能です。例えば、当社ではフリーランスの方やコンテンツ制作に協力してくださる読者の方と契約書や合意書を交わす機会がよくあります。その際、契約書の文面が堅かったり難解だったりすると敬遠されるケースがあるんです。なので、そういった方々ともスムーズに契約ができるよう、契約書の言い回しを平易にしたり柔らかくしたり、そういったことを常に心がけています。