契約書管理とは？基礎知識と具体的な方法・ポイントを徹底解説

契約書管理は、リスク管理、業務効率の向上、コンプライアンスなどの観点から企業にとって重要な業務です。一方、自社の管理方法が正しいのかわからない、契約書管理の負担が大きいなど、契約書管理に課題を抱えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで本記事では、こういった課題を解決するため、契約書管理の基礎知識と具体的な方法、留意すべきポイントなどを解説します。

契約書管理とは

契約書管理とは、締結した契約書を適切に保存し、かつ、その契約書の内容や期限などがすぐわかるよう管理することをいいます。

なぜ、契約書管理が必要なのでしょうか。まずは、漏えいや紛失防止のためです。契約書は企業の秘密情報であり、訴訟やトラブルの際の重要な証拠でもあるからです。次に、契約書は取引のルールブックや過去の取引記録としての性質も持つため、必要な人が契約書をすぐに参照できるようにする意味もあります。

さらに、会社の損失回避や法令遵守のため、契約書の保管期間、有効期間、更新期限などを管理する必要もあります。

契約書管理ができている状態とは？

情報管理、一元管理、期間管理の3つの管理ができていれば、契約書管理ができているといえます。以下、順に解説します。

情報管理

契約書の情報管理とは、契約書の情報が外部に漏れないよう管理することです。

契約書の内容は、自社がどの取引先と、どういったビジネスを、どのような金額で行っているかを示す秘密情報です。契約書を誰でも見られる状態にすると利便性は向上しますが、その分、情報漏えいのリスクも高まってしまいます。そこで、契約書は下記のようなセキュリティ対策をしっかりした上で保管し、社内でも業務上本当に必要な人のみに閲覧権限やアクセス権限を設定しましょう。

• 契約書の管理権限・アクセス権限を厳格に制限し、社内でルール化する
• 紙で管理する場合には、鍵のかかる倉庫やキャビネットに保管する
• 電子化する場合には、二要素認証などのセキュリティ対策を施す

一元管理

契約書の一元管理とは、次のような状態をいいます。

• 契約書管理の方法およびルールが社内で統一されている
• 契約書管理の責任者または責任部署が決まっている
• 管理台帳を作成するなどして、契約書の一覧性が確保されている

契約書がバラバラに保管されていると、紛失や漏えいのリスクがある上、参照したい契約書を探す際にも時間がかかります。ルールを基に契約書を一カ所に集め、責任部署が一元管理することで、紛失や漏えいのリスクを防ぎつつ、契約書を探す手間も省くことが可能です。

期間管理

契約書の期間管理には、次の二つの要素があります。

• 保管期間の管理
• 有効期間の管理

【保管期間の管理】

契約書管理においては、法令で定められた保管期間を遵守することも重要です。例えば、会社法432条2項によれば10年、法人税法126条および同施行規則59条によれば7年、企業は契約書を保管する義務があります。

さらに、電子帳簿保存法により、電子取引による契約書も紙の契約書と同様、これらの期間はそのデータを保管しなければいけません。その他、雇用契約書のように、契約書の種類によって保管期間が定められているものもあります。

【有効期間の管理】

契約書の有効期間や自動更新の有無を把握し、更新、解約、新契約の締結などを適宜行うことも契約書管理の一環です。契約書管理の担当者は、契約書の有効期間を定期的にチェックし、契約書の有効期間や更新期限が迫っていることを取引の担当者に通知する必要があります。

契約書管理ができていない状態のリスク

契約書管理ができていないと、下記のようなリスクが生じます。

情報漏えいのリスク

情報管理ができていない場合に起こり得るリスクは契約書の内容の漏えいです。契約書の内容が社外に漏れてしまうと、競合他社にビジネスチャンスを奪われる、取引先からの信頼を失う、秘密保持違反による損害賠償請求を受けるなどのリスクが生じます。

契約書の期間管理ができていないことによるリスク

法定の保管期間の管理ができていない場合に生じるリスクは、税務署や行政機関による、指導や過料などのペナルティです。

一方、有効期間の管理ができていない場合に生じるリスクは取引における会社の不利益です。有効期間の管理ができていないと、不要な契約を解約し忘れたり、アップセルなど契約内容の見直しを行う機会を逃したりし、会社が損失を被る可能性があります。

また、契約書の有効期間が切れた状態で取引が継続していると、その取引において相手方と疑義やトラブルが生じた場合に、根拠となる契約書がなく解決が困難になる可能性もあります。

業務効率の低下

契約書管理がされていないと、会社全体の業務効率が下がります。

取引の担当者は、相手方からの問い合わせに答えるため、また、自身が契約を遵守して取引を行うため、随時契約書の内容を確認することが必要です。その際、契約書を探すのに時間がかかると、取引や相手方とのコミュニケーションが円滑に進みません。

また、契約書管理の担当者も、契約書に関する問い合わせ対応に時間を取られ、他の重要な業務に割くべき時間が圧迫されてしまいます。

信頼低下

契約書管理ができておらず、契約内容をすぐ確認できない状態で取引を行うと、取引そのものや取引先とのコミュニケーションが遅れる、自社の担当者が知らないうちに契約違反を犯してしまうなどといったことが起こり得ます。また、情報管理ができていないと契約書の情報が漏えいする可能性もあります。これらは全て、取引先からの信頼低下につながるリスクです。

契約書管理に関するお悩み

ここでは、契約書管理の中でも特にお悩みが多い、期間管理とIPO準備について取り上げます。

期間管理に関するお悩み

契約書の期間管理については、次のように、ヒューマンエラーのリスクや管理の物理的・精神的負担に関するお悩みが目立ちます。

• 契約書台帳に手動で期間を入力しているため入力ミスの懸念がある
• 定期的に契約書の期間をチェックする業務に手間がかかる
• 更新日の確認や自動更新の有無の把握が十分ではなく、対応漏れ、期限切れなどのリスクがある

IPO準備企業のお悩み

IPO準備企業は、内部統制の観点から契約書管理体制を整えなければならず、また、監査法人や税理士など外部の関係者に契約書を共有する機会も多くあります。そのような中で多いのは次のようなお悩みです。

• 事業成長を重視した結果契約書管理が後回しになってしまった
• 契約書管理体制を整える時間がない
• 契約書管理の方法が煩雑で社内での協力や理解が得にくい

契約書管理のポイント3選

次の3つのポイントを抑えれば、契約書管理を的確に行うことができます。

契約書の保管方法の統一・ルール化

契約書管理を行うためには、まず、契約書の保管方法をルール化し、社内で統一することが必須です。契約書を個人がバラバラに保管していると、紛失や漏えいのリスクがあり、また、社内にどんな契約書があるのかを把握できません。

契約書を保管する際は、検索性を高めるため次のポイントを意識しましょう。

• 一カ所にまとめて保管する
• 取引先ごとに五十音順でファイリングする、案件ごとにフォルダ分けするなど、社内共通の保管ルールを決める
• 契約書をPDF化し、原本を取り出さなくても見られるようにする
• 管理台帳とひも付ける

責任者の選定

契約書を一元管理するには、契約書管理の責任者または責任部門を決めておく必要があります。社内の契約書を誰が把握しているのか明確にするため、また、情報管理の観点で責任の所在を決めておくためです。

契約書審査を行う法務部門が契約書管理の責任部門となることが多いですが、契約書の押印作業を総務部が行っている場合は総務部が契約書管理の責任部門となるケースもあります。いずれにせよ、社内でどのような契約書が締結されているのか把握しやすい部署が適任といえます。

台帳作成・更新

契約書管理台帳とは、契約書の内容、有効期間、自動更新の有無などを記録し、管理するための帳簿です。Excelで作成する他、電子契約システムなどを使って自動で作成する方法もあります。

契約書管理台帳には次の項目を記録しておくと、契約書を後から検索しやすく、また、期間管理もしやすくなります。

• 契約番号
• 契約相手
• 契約内容
• 契約期間
• 契約金額
• 契約の更新時期
• 契約の担当者
• 契約の保管場所

なお、検索性を維持するため、次のポイントも抑えておくといいでしょう。

• 入力内容の正確性・統一性を担保するため、各項目の入力方法をルール化する
• 管理台帳を定期的に見直し、入力項目を更新したり不要な項目を削除する

契約書管理の一般的な方法3つを比較

一般的な契約書管理方法として挙げられるのは、Excelでの台帳管理、文書管理システムによる管理、電子契約システムの3つです。ここでは、これらのメリットとデメリットを比較してご紹介します。

Excelでの台帳管理

自社でExcelの契約書管理台帳を作成し、契約書管理を行う方法です。

この方法には、なじみのあるツールで契約書管理ができる、追加コストをかけずに導入できる、他のソフトを導入する必要がなくすぐに始められる、自社で管理項目のカスタマイズがしやすいなどのメリットがあります。一方で、検索性や視認性の高い台帳を作るのは難しい、契約内容の入力や確認に手間がかかる、入力ミスや契約期間の見落としなどヒューマンエラーのリスクがある、セキュリティ対策が十分でないなどのデメリットもあります。

管理する契約書の件数が多い場合や契約書管理に割ける人的リソースが少ない場合は、他の方法を検討される方がおすすめです。

文書管理システム

契約書に特化しない文書管理システムで契約書を管理するメリットは、一つのシステムでさまざまな文書が管理でき汎用性が高い、Excelでの管理に比べて入力などの手間が少なくセキュリティも担保されている、などです。

一方、このような文書管理システムには、管理項目が契約書管理に特化しておらず、電子契約システムに比べて契約書の検索性が低いというデメリットがあります。また、期間管理など契約書管理に特化した機能もありません。

文書管理システムを契約書管理に利用する場合には、システムの運営会社に相談し、自社における契約書管理の課題を解決できるシステムにカスタマイズする必要があるでしょう。

電子契約システム

電子契約システムで契約書管理を行うメリットは、管理項目の抽出やデータ入力の手間がなく、セキュリティが担保されていることです。また、汎用的な文書管理システムに比べ、管理項目が契約書に特化しており検索性が高く、契約期限や更新時期の自動通知など、期間管理を確実に行うための機能も実装されているという利点もあります。

一方で、電子契約システムには契約書管理のためだけに導入コストがかかる、また、サービスそのものに慣れる必要があるという側面があります。ですが、電子契約システムの中には低コストなものや、既存のシステムと親和性が高く使いやすいものあり、選び方次第でデメリットの解消が可能です。

契約書管理をGoogle環境で実践する方法紹介

電子契約システムを導入して契約書管理を行うにあたって、課題になるのが契約書ファイルの移管や契約書ファイルの保管の抜け漏れ確認です。株式会社リセが提供している契約書管理ツールのリファイリングは、Google WorkspaceのGoogle Drive上にあるファイルにラベルを付与して管理しますので、契約書ファイルを再び別のストレージにアップロードする手間は必要ありません。

さらに、別途契約書ファイルストレージの導入は不要ですので、契約書ファイル管理のコストが抑えられます。

操作性やアカウント管理など、詳細情報は＜こちら＞をご確認ください。

まとめ

以上、契約書管理の基礎知識と具体的な方法、留意すべきポイントなどを解説してきました。現状の契約書管理に課題を抱えておられる担当者の方、これから契約書管理を進めていこうとお考えの担当者の方には、契約書管理を効率よく確実に行う方法として電子契約システムの導入がおすすめです。

弊社は契約書管理をGoogleドライブ上で簡単に行うことができる契約書管理ツール「リファイリング」をご提供しております。導入しやすく使いやすい電子契約システムをお探しの方は、ぜひお問い合わせ、または資料請求をご検討ください。

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