スキルの平準化を通じて、本来目指したかった「攻めの法務」の実現へ

契約書レビューAIクラウド「LeCHECK（リチェック）」を通じて、スキルの平準化と本来やりたかった「攻めの法務」の実現へ進んでいる企業様にインタビューさせていただきました。

関西ビジネスインフォメーション様について

「課題解決を通じてお客さま企業のビジネスの成功に貢献する」を経営理念とし、「人材ビジネス」「コールセンター」「セールスプロモーション」「教育・研修」「建築」「調査・コンサルティング」という、6つの異なった領域で事業を展開しています。幅広いサービスによるトータルソリューションで、お客さまの課題をワンストップで解決します。

本日はよろしくお願いします。まずはじめに、関西ビジネスインフォメーション様について教えてください。

浦様：当社は、大阪ガス株式会社の100%子会社でして、「Daigasグループ」の一員となっています。当社は「課題解決を通じてお客さま企業のビジネスの成功に貢献する」を経営理念としております。お客さまのビジネスに広く貢献するため、現在は「人材ビジネス」「コールセンター」「セールスプロモーション」「教育・研修」「建築」「調査・コンサルティング」という、6つの異なった領域で事業を展開しております。

このような事業を通じて、トータルで課題を解決していくことに取り組んでおります。

6つの事業がありますので、法務相談も結構バラバラです。同じ委託業務の契約でも、イベントの企画運営もあれば、コンタクトセンター事業で電話を取ってくださいみたいなものもありますし、現場で営業代行をやる場合もあります。

そのため法務スタッフには、いわゆる契約書をチェックするという部分ではなく、それよりも前段階の法務相談やヒアリングという部分に時間を割いてほしいと思っています。

法務チームはどのような体制ですか？

浦様：今は私を含めて3名が、手分けして契約書業務を見ている状態です。ただ、スキルのところが各人でやはり違いまして、元々企業法務でやっていたのが私ともう1人のスタッフ。もう1人いるスタッフは全然企業法務の経験もありませんでした。

そういう背景で、案件の難しさによって担当が違います。当社基本的には労働集約型の業務が多いので、いわゆる委託契約、請負、準委任契約が多く、また当社はPマーク取得企業でもあるので、NDAを扱う機会は多いです。現在はリチェックなどを活用しながら、スキルや品質の平準化を目指している状況です。

平準化と並行してやっていきたいのが、私ともう1人が企業法務でやってきたノウハウや経験値をシステムの中に取り込んで、新しいスタッフにも同じような水準で業務をできるようになってほしいという思いがあります。

導入前の課題や、リチェック導入を決めた理由を教えてください。

浦様：今でこそ法務担当が3名いますが、当時は私が1人で契約書をチェックしていました。1人で対応している中で契約書件数も多かったのですが、私自体も総務部に所属している関係で、契約書チェックだけに時間を割けるわけではありませんでした。

効率化も目指さなければいけないけれど、効率化を目指した結果、チェック内容に抜け漏れがある状態では困ります。最後のいわゆる網、抜け漏れ防止策としてシステムを導入したいと考えました。

またAIチェックとは逸れますが、契約書の保管もそろそろ考えないといけないよね、という話も社内で出てきていました。可能であれば契約書のチェックと保管の両方を担えるシステムがあれば、という観点でシステム選定をしました。世間一般に出ていたリーガルテックサービスはすべて見たと思います。

基本的には抜け漏れのレベルの解決を求めていたので、ドラフティングまでは考慮に入れていませんでした。あまり重厚な機能は求めていなかったのですが、他のリーガルテックサービスは様々なオプションがついていたり、機能が重すぎたり、あとは価格もすごく高くて、いわゆる機能と価格のバランスが優れていたのがリチェックだったので導入を決めました。

リチェックを入れた決め手の一つとして、セキュリティ面もありました。グループ全体として、セキュリティ基準がありますが、例えばリチェックではIP制限をつけられるのはありがたかったです。他のシステムだとオプション料がかかったり、こういうのは難しいと言われていました。契約書という抜け漏れがあってはいけない業務のため、セキュリティ面でも良かったと思っています。

導入後、リチェックをどのように使っていますか？

浦様：契約書チェックですが、まずは我々各スタッフの目で確認するのがベースとなっています。というのも、基本的には当社のひな型を先方に送り、その後調整というのが基本となっているため、あまり先方のひな型でチェックすることがないというのが前提となります。最終のところでリチェックを使うことでリスクをヘッジしています。

また法務チーム全体の課題である「スキルの平準化」の解消に向けて、「ひな型登録」と「キャビネット」の2つの機能を活用しています。

まずひな型登録機能を使って、弊社のひな型データを登録し、合わせてコメントも入力しています。そちらをスタッフが参照できる状態を作っています。

キャビネット機能には、「この契約は良かったな」という契約書を保管して、スタッフに参考としていつでも紹介できるように整えています。

「良かった契約書」フォルダがあるんですね。

浦様：はい。新しいスタッフに「すいません、これが分からないんですけど」と言われたときに、ここに良い条文があるよ、と言いやすい。もちろん過去の契約書の一部は社内の共有フォルダに保管していますが、その中からすべて見て探して、という作業はなかなか大変です。キャビネットを事例集みたいに活用しています。まだすべての契約書をキャビネットには入れることができていないため、まずは良い契約書から先に入れています。

リチェックを導入して効率化したり、負担が減った部分を教えてください。

浦様：やはり一つの案件にかける時間は減りました。導入前は、一日寝かせてもう一回見る、ということをしていました。最終チェックで抜け漏れのないことを、リチェックで一瞬で確認できるのがありがたいですね。自分が見切れていなかった内容を他のスタッフに見てもらおうとしたら時間が経っていた、という事態も減っているので、リチェックによって効率化でき、スピード感があると感じています。

負担が減った部分では、裏返しではありますが、打ち合わせの時間をあえて取る必要がなくなりました。今までは複数人で契約書見るときは、打ち合わせを組んで確認していました。そういった都度都度の打ち合わせもなくなりましたし、それぞれのスタッフに教育をする場面でもリチェックを活用することで、教える量も減っています。そのため本来やりたかった、もうちょっとコアな部分を教える時間に振ることができています。

何よりも私のいるチームが若く、法務スタッフとして私が入ったのも2年前なので、法務スタッフで一番経歴が長いのが私という状況です。スタッフには法的な知識もさることながら、会社の事情や事業状況を知ってほしいので、そちらを教える時間が増えました。いわゆる攻めの法務と言われますけども、より利益を取るためにどうしたらいいかという部分に時間を割くことができるようになりました。そこが一番効率化できたことだと思います。