契約書レビューを効率化し、法務業務全体のアウトプットをさらに強化

今回は、化粧品等の企画・製造・販売までを手掛けるメーカー・株式会社桃谷順天館 法務知財管理部の隅野様にお話を伺いました。リチェックを活用し、契約書レビューを含む法務業務全体の効率化とアウトプットのより一層の強化を実現していらっしゃいます。

桃谷順天館様について

株式会社桃谷順天館様は大阪に本社、東京に支社を構え、387名（2023年12月時点）の従業員を抱えておられる創業138年の化粧品メーカー様です。「人と地球の美しい未来を創る For Beauty and Well-being」のパーパスのもと、時代をリードする商品を世に送り出し続けていらっしゃいます。

契約書レビューを効率化しつつ同時に精度も上げたい

リチェックを導入された理由や導入以前お持ちだった課題を教えてください。

隅野様：私の所属する法務知財管理部では、私を含めた3名のメンバーで契約書レビュー・作成、社内の法律相談、トラブル対応、商標管理などの法務業務全般を行っています。

そのうち、契約書レビューは平均して月10件から15件ほどあります。

リチェックを導入する前、契約書レビューは基本的に私と担当執行役員とのダブルチェックで、契約書の種類によっては私、直属長、担当執行役員のトリプルチェックで行っていました。

そのような体制で業務を行う中、AIで契約書レビューができるサービスの存在を知りました。当時の体制で特に問題はなかったものの、サービスを活用すれば契約書レビューを効率化でき、空いた時間で他の業務に注力できるのではと考えるに至りました。

また、AIという新しい視点を入れることでより精緻な契約書レビューができるのではないかという期待もありました。

コストは抑えつつ精度の高い契約書レビューが可能

他のサービスもある中、リチェックを選んでいただいた理由は何ですか？

隅野様：当社ではサービスを導入する大前提として、AIによる契約書レビューの精度を重要視していました。

リセ営業担当の方の説明を聞きサービスのトライアルも受けてみた結果、リチェックの契約書レビュー支援は法務を専門で担当する私たちから見ても納得のいくものでした。

また、他社サービスと比較して、リチェックは月々のコストを抑えられるということもあります。

かといってサービスの質では他社に引けを取らず、むしろ契約書レビュー支援の精度、専門性、使いやすさなどを総合的に見て「とても良い」という印象を受けました。

契約書レビューはもちろん業務の幅広い場面で活用

リチェック導入後はどのような場面でご活用されていますか？

隅野様：契約書レビューについて、部署内でダブルチェックまたはトリプルチェックを行うという体制はリチェック導入後も変えていません。リチェックの契約書レビュー支援は、人間が契約書に目を通す前のファーストチェックとして活用しています。

具体的な流れでいうと、他部署から契約書レビューの依頼があった際はまず一通りリチェックの契約書レビュー支援にかけ、どういった所が問題になり得るかをあらかじめ洗い出してもらってから、それを参考に部署の人間が改めてレビューするイメージです。

当社では秘密保持契約書、業務委託契約書、OEMの取引基本契約書、人材派遣契約書、人材紹介契約書など幅広い契約書の取り扱いがありますが、そのほぼすべてにリチェックの契約書レビュー支援を使っています。

リチェックの契約書レビュー支援は契約書をアップロードし、契約上の自社の立場を選択するだけですぐに結果が出るため使いやすいと感じています。

また、契約書レビュー支援以外では文書比較機能も活用しています。

当社では、契約書の締結に他社の電子契約サービスを利用しているのですが、その承認フローの中で、最終的に電子署名する契約書と私たちがレビューした契約書が同じ内容かどうかを照らし合わせ確認する必要が生じます。その確認作業をリチェックの文書比較機能を使って行っています。

目視だと時間がかかってしまうところを瞬時に比較してくれる点と、WordとPDFのように形式が異なる文書をそのまま比較できる点がとても役立っています。

他には、英文契約書の翻訳・レビュー支援機能も利用しています。

英文契約書は外部の法律事務所へ委託することもありますが、その場合も事前にリチェックの英文契約書レビュー支援にかけるようにしています。時間をかけずに契約書の内容と論点をあらかじめ把握することができ、その結果、法律事務所とのやり取りもスムーズにできています。

また、英文契約書を一般向けの翻訳ソフトで正確に訳すことは難しいため、法律文書専門の翻訳機能があるのはありがたいと感じています。

かかる時間を短縮しつつより精度の高い契約書レビューが可能に

リチェック導入後、最も効果を感じていらっしゃるのはどのような所ですか？

隅野様：リチェックでファーストレビューを行うことで論点を見つけやすくなり、契約書レビューにかかる時間が短縮できたことです。

契約書レビューに余裕ができた分、急なトラブルや緊急の法律相談が生じた際そちらにより集中して対応ができるようになりました。他にも、これまで契約書レビューにかけていた時間を使って社内向けの勉強会の資料をより充実させるなど、法務としての業務の幅を広げることもできています。

なお、業務効率化という点では契約書レビュー支援だけでなく、文書比較機能や英文契約書の翻訳・レビュー支援機能も大いに役立っています。また、AIという新しい視点が入ったことで契約書レビューの精度もより高まったと感じています。

当社には私たち専門の担当者がいるため、リチェックがなくとも契約書の重要な事項を見落とすことはありません。ですが、契約書には必須ではないがあると便利な条項がいくつかあります。それらを全てカバーできるに越したことはありませんが実際には大変です。リチェックはそういった条項の追加を提案してくれ、助かっています。

低コストで法務の幅広い課題にリーチ

最後に、他社へ向けてリチェック導入をオススメするポイントを教えて下さい

隅野様：一つは、高精度で速く契約書レビューができることです。法務業務を一人が担当しどうしてもダブルチェックができない企業には、一人法務をアシストするツールとして十分にお勧めできます。担当者が複数いる企業でも人員に対して契約書の件数が多い状況であれば、そのフォローに役立つと思います。

もう一つは解説のわかりやすさです。リチェックの解説は平易な文章で丁寧に書かれているため、法務が専門でない方や新人の法務担当の方にもわかりやすいと思います。業務の中でリチェックを使って契約書レビュー支援をし解説を読むことで、例えば本で勉強するよりも効率よく知識強化が図れるのではないでしょうか。

また、他社に比べてコストパフォーマンスが非常に良いところもお勧めする重要なポイントです。管理部門の業務強化や効率化にあまり予算をかけられない企業でも、リチェックならば導入を考える余地があると思います。